Organisaties kunnen ervoor kiezen een DPO Office samen te stellen uit deeltijdse of voltijdse medewerkers, die ofwel volledig nieuw worden gerecruteerd, ofwel voltijds of deeltijds worden gedetacheerd vanuit sommige afdelingen van de organisatie.

Te onthouden

• Het DPO Office / DPO Teams wordt best samengesteld uit leden die een belangrijke relevante specialiteit hebben;
• Wanneer de leden van het DPO Office / DPO Team ook nog andere taken vervullen moet men ervoor zorgen dat deze leden hun onafhankelijkheid behouden, en dus geen instructies ontvangen van het diensthoofd van hun normale afdeling;
• Belangenconflicten bij deze gedetacheerde leden moeten steeds worden vermeden;
• Indien haalbaar kan het nuttig zijn dat de deeltijdse of ad-hoc gedetacheerde leden geen privacy aangelegenheden auditen van de afdeling waar zij normaal deel van uitmaken.

Waarom een DPO Office?

De bescherming van de privacy van de mensen wiens persoonsgegevens door een organisatie worden verwerkt vereist veel meer dan enkel kennis van de privacy wetgeving in de enge zin.

De formeel aangestelde DPO moet naast deze kennis ook kennis en best ook ervaring hebben inzake materies als:

• informatica (cyberbeveiliging, networking, software ontwikkeling, data governance en management, … ) ;
• alles dat draait in een organisatie (structuren, bedrijfsprocessen, bedrijfsculturen, … );
• specifieke wetgeving;
• …

Tenzij het gaat om eenvoudige organisaties, is het voor een enkel persoon onmogelijk om “expert” te zijn in al deze domeinen.

Een DPO is en blijft een generalist, maar moet wel de nodige bagage en diepgang hebben om deze gespecialiseerde materies in hun context te begrijpen.

Vandaar de noodzaak aan een team van specialisten rondom de DPO om hem/haar te ondersteunen.

Samenstelling

De preciese samenstelling van een DPO Office of DPO team is afhankelijk van de structuur en de omvang van de organisatie, de diversiteit van de verwerkingen van persoonsgegevens, het volume en de complexiteit van de gebruikte technologieën en het juridisch ecosysteem waarin de organisatie in beweegt.

Doorgaans zal men er wel de volgende profielen in terugvinden:

• een persoon met kennis en ervaring met het juridisch ecossysteem waarin de organisatie zich in beweegt;
• een persoon die kennis en ervaring heeft met een veelheid aan informaticadomeinen, en meer bepaald gegevensbeveiliging, networking en softwareontwikkeling;
• een persoon die kennis en ervaring heeft met de werking en de cultuur van de organisatie.

Voltijds of deeltijds gedetacheerde leden

De personen die deel gaan uitmaken van het DPO Office / DPO Team kunnen voltijds, slechts deeltijds, of ad-hoc gedetacheerd zijn.

Ieder van deze keuzes heeft voor en nadelen.

Voltijds gedetacheerd

De voltijds gedetacheerde medewerker van het DPO Office / DPO Team is de meest aangewezen oplossing.

De medewerker kan zich immers volledig wijden aan zijn/haar taak binnen het DPO Office / DPO Team.

Ze vereist wel een bijkomende medewerker, die ook betaald dient te worden.

Deze oplossing is vooral geschikt voor heel grote complexe organisaties, met zeer veel verspreide verwerkingen van persoonsgegevens.

Deeltijds en ad-hoc gedetacheerd

Bij een deeltijdse of ad-hoc gedetacheerde medewerker neemt men gewoon iemand van de respectievelijke afdelingen met een diepgaande interesse voor de bescherming van persoonsgegevens.

Deze medewerker zal doorgaans naast de taken voor het DPO Office / DPO Team ook nog andere taken vervullen, meer bepaald de taken van de dienst of afdeling van waar hij/zij wordt gedetacheerd.

Dit betekent dat men hier te maken zal hebben met een medewerker die twee petjes op heeft, enerzijds die van medewerker van het DPO Office / DPO Team en anderzijds die van medewerker van de specifieke dienst waartoe hij/zij behoort.

Onafhankelijkheid en belangenconflicten

Het detacheren van medewerkers kan onder bepaalde omstandigheden zorgen voor belangenconflicten, evenals een inbreuk vormen op de onafhankelijkheid van de medewerker.

Voltijdse leden

Bij voltijdse leden is de kans dat de gedetacheerde medewerker partijdig zal zijn of een belangenconflict zal hebben klein.

Deze medewerker zal immers onder het volledige hiërarchische gezag komen van de officieel benoemde DPO, die de leiding heeft over het DPO Office / DPO Team.

Deeltijdse en ad-hoc leden

Bij deeltijdse of ad-hoc leden is de situatie ingewikkelder.

Deze leden werken doorgaans immers deeltijds voor het DPO Office / DPO Team en de resterende tijd voor het diensthoofd van de afdeling van waar ze worden gedetacheerd.

Dit betekent dat deze medewerkers, afhankelijk van de werking van de organisatie, kunnen worden beoordeeld op hun “functioneren” door twee managers.

Het feit dat deze medewerkers door twee managers kunnen worden beoordeeld opent de deur voor belangconflicten en partijdigheid.

Immers het diensthoofd kan een dergelijke medewerker informatie onthouden of, op straffe van een slechte evaluatie, dwingen een partijdig standpunt in te nemen over de afdeling waartoe hij/zij initieel behoort.

Dit heeft tot gevolg dat de informatie die via deze medewerker naar de DPO toestroomt gekleurd kan zijn, en niet helemaal overeenkomt met de realiteit.

Hetgeen tot gevolg heeft dat de adviezen/aanbevelingen van de DPO niet juist meer zullen zijn, met alle gevolgen vandien.

Om dit op te lossen zou men eventueel, indien dit haalbaar is, formeel kunnen bepalen dat de deeltijds of ad-hoc gedetacheerde medewerker niet kan worden beoordeeld/geëvalueerd door het diensthoofd van de afdeling waartoe hij/zij normaal toe behoort; of dat deze medewerker geen privacy werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld audits, verricht op de afdeling waarvan hij/zij deel van uitmaakt.

Kortom, organisaties die kiezen voor een DPO Office / DPO Team dienen de samenstelling en de werking van een dergelijke dienst vooraf goed te overwegen, om te zorgen dat deze dienst volledig onafhankelijk kan functioneren, geen verdoken instructies kunnen worden gegeven die de realiteit verdoezelt, en dat er geen belangenconflict bestaat tussen de leden van deze dienst en de dienst waar zijn uit gerecruteerd worden.

Bloep, 27 september 2026.

OPGELET: deze blog is geen juridisch advies. De verwerking van persoonsgegevens is vaak een case-by-case verhaal, en dient daarom ook op die basis te worden beoordeeld. Aarzel daarom niet om contact op te nemen om uw specifieke situatie te bespreken via ons Contact Formulier.