Een klant, de verzoeker, vraagt inzage in de dossiergegevens die ook persoonsgegevens bevat van een huisgenoot of van een kennis, of vraagt een wijziging uit te voeren in die dossiergegevens.

Op aandringen en om sociale redenen geeft de medewerker aan de verzoeker deze toegang of voert de gevraagde verwerking uit, hoewel de verzoeker geen mandaat voorlegt dat hij of zij toegang tot dergelijke gegevens mag hebben of de gevraagde verwerking mag laten uitvoeren.

Klinkt deze use-case bekend? Helaas komt dit soms vaker voor dan men denkt.

Het komt in de praktijk immers voor dat medewerkers van organisaties gevraagd worden, zonder dat een mandaat wordt voorgelegd, om verwerkingen uit te voeren in de gegevens van een andere persoon dan de gegevens van de verzoeker.

De vraag is of een medewerker op een dergelijke vraag mag ingaan?

Onderlinge afspraken

Huisgenoten, bijvoorbeeld partners, kunnen onderling bepaalde afspraken hebben gemaakt.

Deze afspraken kunnen gematerialiseerd zijn in een onderlinge overeenkomst die geregistreerd werd bij de notaris.

In deze overeenkomst kunnen partners hebben afgesproken dat ieder zijn zaken persoonlijk beheert.

Dit betekent dat wanneer een van de partners een handeling wenst uit te voeren dat betrekking heeft op de andere partner, deze laatste daarvoor toestemming moet geven.

Derden, zoals bijvoorbeeld een leverancier, zijn hiervan niet altijd op de hoogte; en hoeven normaal gezien ook niet te weten hoe partners hun verhouding onderling hebben geregeld.

Deze onderlinge regeling behoort immers tot de privacy van deze partners, hetgeen derden normaal dienen te respecteren.

Echter in de praktijk blijkt dit in sommige gevallen niet steeds het geval, en worden er soms handelingen uitgevoerd zonder dat er een mandaat aanwezig is.

Toestemming

Maar zelfs indien de partners geen onderlinge overeenkomst hebben, dan nog is een dergelijke toegang of verwerking niet altijd toegestaan.

Dit is het geval wanneer er rechtsgevolgen verbonden zijn aan de toegang of aan de verwerking. Bijvoorbeeld wanneer er persoonsgegevens bij betrokken zijn, zoals medische gegevens.

Bijvoorbeeld wanneer een van de partners, bijvoorbeeld uit een nieuw samengesteld gezin, een verwerking wenst te laten doen of toegang wenst te krijgen tot de persoons- en dossiergegevens van de andere partner of diens kinderen uit een vorige relatie dan is daarvoor de toestemming van deze laatste partner vereist.

Toestemming die in de praktijk niet altijd aanwezig blijkt te zijn, waardoor de verwerking in feite niet mag plaatsvinden.

Conclusie

Soms worden er verwerkingen op persoonsgegevens uitgevoerd of toegang verleend tot de dossiergegevens van een andere dan de verzoeker, zonder de aanwezigheid van een mandaat, terwijl dit vereist is.

Het is steeds aan te bevelen, hoewel in de praktijk niet altijd gevraagd, om aan de verzoeker het mandaat voor te leggen dat het verzoek staaft en dit te registreren, ook al betreft het partners of huisgenoten.

Indien de verzoeker geen mandaat kan voorleggen, dan zou de medewerker het verzoek moeten weigeren; tenzij men te maken heeft met het beschermen van de vitale belangen van de betrokkene of van een derde, hetgeen in deze context zelden het geval is.

Bloep, 18 januari 2026.