Organisaties geven werknemers, aangestelden en mandatarissen (laten we ze kortweg mandatarissen noemen) de bevoegdheid om bepaalde persoonsgegevens van de natuurlijke personen die ze verwerken te mogen consulteren en verwerken.

Had kader waarbinnen de mandataris handelt kan drievoudig zijn:

• de mandataris handelt binnen het kader van zijn bevoegdheden;
• de mandataris handelt binnen buiten het kader van zijn bevoegdheden;
• het kader waarbinnen de mandataris handelt is dubbelzinnig of onbestaande.

In sommige gevallen kan het voorkomen dat deze mandatarissen hun bevoegdheden te buiten gaan, door verwerking, met inbegrip van consultaties uit te voeren of goed te keuren waar ze geen bevoegdheid voor hebben.