Met de digitalisering en de mogelijkheden van thuiswerk beschikken werknemers meer en meer over computerapparatuur, zoals laptops, tablets en smartphones.
In sommige organisaties gebruiken werknemers zelfs hun eigen apparatuur (BYOD), zoals hun persoonlijke smartphone, laptop, ….
In de meeste gevallen echter, wordt er gewerkt met de apparatuur die de werkgever de werknemer ter beschikking stelt, zoals een laptop en een smartphone.
Vroeger was het ter beschikking stellen van bijvoorbeeld een laptop en een smartphone aan werknemers voorbehouden tot personeel in de buitendienst, zoals verkopers, consultants, etc.
Werknemers, maar vaak ook externe contractors, hebben soms persoonlijke e-mailadressen binnen een organisatie, of hebben een functioneel e-mailadres, waarop ze voor internen evenals externen zijn te bereiken.
Het is ook een gekende praktijk dat werknemers deze e-mailadressen voor privé-doeleinden gebruiken.
Maar wat wanneer deze werknemers en zelfstandige medewerkers de organisatie verlaten?
Ex-werknemer
Wanneer een werknemer de organisatie verlaat dan laat deze werknemer niet enkel een al dan niet open vacature achter, maar ook informatie, al dan niet over zichzelf.
Deze informatie kan persoonlijke informatie zijn, zoals persoonlijke foto’s en voorwerpen, persoonlijke documenten in een mailbox die hij of zij tijdens zijn of haar tewerkstelling heeft verstuurd of ontvangen, …
Sommige van deze documenten kunnen betrekking hebben op de private sfeer van de betrokkene, terwijl andere een louter professioneel karakter hebben.
In de meeste gevallen zal men een onderscheid kunnen maken tussen een persoonlijk e-mailadres zoals jan.janssens@organisatie.be en een functioneel e-mailadres zoals hrm@organisatie.be.
Persoonlijk e-mailadres
Wanneer de ex.werknemer over een persoonlijk e-mailadres beschikte, hetgeen doorgaans het geval is wanneer de ex.werknemer een functie uitoefende met een zekere mate van confidentialiteit of autonomie, dan is de kans groot dat er in deze mailbox ook gegevens aanwezig zullen zijn die betrekking hebben op de private sfeer van deze ex.werknemer.
De vraag rijst of de werkgever na het vertrek van de werknemer zomaar diens gegevens in de mailbox kan recupereren, of toegang hebben tot deze mailbox.
Het antwoord hierop is negatief. De werkgever heeft, zonder de toestemming van de ex.werknemer, geen toegang tot de gegevens van diens mailbox.
De werkgever moet volgens de GDPR de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen zodat collega’s van deze ex.werknemer zich geen toegang kunnen verschaffen tot de mailbox van deze laatste.
Om ervoor te zorgen dat de mailbox van de ex.werknemer nog e-mails ontvangt van correspondenten kan de werkgever tijdelijk een auto-reply aanzetten of een redirect instellen, waarmee de correspondenten van deze ex.werknemer op de hoogte worden gebracht dat de betrokkene niet meer bij hen werkzaam is; en deze correspondenten een nieuw e-mailadres communiceren waarop verdere correspondentie met de organisatie mogelijk is.
Nadien dient de mailbox te worden verwijderd.
Functioneel e-mailadres
In sommige organisaties hebben werknemers geen eigen e-mailadres, maar maken zij gebruik van een functioneel e-mailadres of een mailinglijst.
In kleinere organisaties wordt er zelfs enkel gewerkt met een functioneel e-mailadres, zoals boekhouding@organisatie.be of hr@organisatie.be.
Maar achter dit functioneel e-mailadres zit wel heel vaak slechts één enkel persoon, namelijk de boekhouder / financieel medewerker / medewerkster of een administratief medewerker / medewerkster die tevens het contact onderhoud met het sociaal secretariaat.
Ook in een dergelijke situatie kan het functioneel e-mailadres persoonsgegevens bevatten, vooral dan wanneer er achter het e-mailadres slechts één enkel persoon schuil gaat.
Indien dit het geval is dan moet de werkgever bij de uit diensttreding van deze werknemer de nodige voorzorgen nemen, waaronder de nodige technische en organisatorische maatregelen, zodat collega’s van deze ex.werknemer geen toegang hebben tot deze functionele mailbox.
Ook hier kan een tijdelijke redirect of een auto-reply dienst doen.
Nadien dient de mailbox te worden verwijderd.
Samengevat
Werkgevers hebben niet automatisch toegang tot de mailbox van hun ex.werknemers.
Om te vermijden dat zij worden gesanctioneerd doen werkgevers er best aan de nodige technische en organisatorische maatregelen te nemen, zodat collega’s van de ex.werknemer geen toegang hebben tot diens mailbox.
Bloep, 22 februari 2026.