Sommige (grote) organisaties doen interne aankondigingen bij de wijziging van hun personeelsbestand.
Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer iemand de organisatie verlaat of wanneer er een nieuwe collega in dienst komt.
Ook deze aankondigingen zijn onderworpen aan de beginselen van de verwerking van persoonsgegevens.
Te onthouden
- Werkgevers moeten de (persoons)gegevens die zij verwerken met betrekking tot hun personeel beperken tot het minimum;
- Aankondigingen aan het personeel wanneer een collega de organisatie verlaat moeten beperkt worden tot ter zake dienende informatie;
- Meldingen van Informatie die verder gaan dan de loutere melding dat een collega geen deel meer uitmaakt van de organisatie voldoen niet aan de vereiste van minimale gegevensverwerking.
Aankondigingen wanneer iemand de organisatie verlaat
In sommige organisaties is het de gewoonte dat de personeelsdienst het personeel via e-mail inlicht over het beëindigen van de samenwerking met een bepaalde medewerker.
Soms is de communicatie neutraal, in die zin dat er enkel gewag wordt gemaakt dat de medewerker niet meer in dienst is.
Maar er zijn ook gevallen waarbij de personeelsdienst redenen opgeeft waarom de medewerker niet meer deel uitmaakt van het personeel.
Is een dergelijke mededeling wel toelaatbaar en conform de GDPR?
Beginselen voor de verwerking van persoonsgegevens
Een van de beginselen inzake de verwerking van persoonsgegevens is dat de verwerking toereikend, ter zake dienend en moet worden beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
M.a.w. verwerkingsverantwoordelijken, zoals werkgevers, moeten ervoor zorgen dat de persoonsgegevens die zij verwerken minimaal zijn.
Het doel van de communicatie
Het doel van de communicatie aan het personeel wanneer een medewerker de organisatie verlaat is doorgaans simpel gezegd dat hij of zij niet meer deel zal uitmaken van het personeel, en dus ook niet meer intern gecontacteerd zal kunnen worden voor bijvoorbeeld vragen.
Noodzakelijkheid om dat doel te bereiken
Om het personeel op de hoogte te stellen dat iemand geen deel meer zal uitmaken van het personeel moet er een aankondiging plaatsvinden.
Die aankondiging kan per e-mail gebeuren of via een white board.
Zonder die aankondiging kan het personeel, zeker in grotere organisaties, immers niet altijd weten dat een (ex.) collega niet meer te bereiken is.
Dus de aankondiging of de melding is daarom noodzakelijk om het personeel te informeren.
Toereikend om het doel te bereiken
Voor de mededeling aan het personeel dat een collega niet meer deel uitmaakt van het personeel, en dus niet meer bereikbaar zal zijn voor vragen, volstaat de melding dat deze persoon vanaf een bepaalde datum geen deel meer uitmaakt van de organisatie.
Bijvoorbeeld:
” Mr of Mevr. X heeft onze organisatie verlaten. ”
Een dergelijke melding is voor de Geschillenkamer toereikend voor het doel, namelijk de communicatie dat een personeelslid vanaf datum T geen deel meer zal uitmaken van de organisatie.
Soms wordt er echter meer informatie medegedeeld.
Ter zake dienend om dat doel te bereiken
Maar wat indien de personeelsdienst bij de aankondiging ook melding maakt van de reden dat de (ex.) collega geen deel meer uitmaakt van het personeel van de organisatie?
Van zodra de aankondiging een vermelding bevat die meer informatie verstrekt dan de loutere vermelding dat iemand geen deel meer uitmaakt van de organisatie, zal de werkgever zich op glad ijs begeven.
Immers volgens een beslissing van de Geschillenkamer zijn sommige vermeldingen, zoals bijvoorbeeld dat de (ex.) collega meerdere verwittigingen heeft gekregen, niet ter zake dienend, en daarom een inbreuk op de GDPR vereiste van minimale gegevensverwerking.
Idem dito wanneer de bijkomende vermeldingen betrekking zouden hebben op meer positieve informatie van de (ex.) collega, zoals bijvoorbeeld “dat de collega een sabatjaar inlast voor een wereldreis”.
Daarom moeten werkgevers voorzichtigheid aan de dag leggen wanneer zij aankondigingen doen in verband met wijzigingen in haar personeelsbestand.
Bloep, 16 augustus 2026.
OPGELET: deze blog is geen juridisch advies. De verwerking van persoonsgegevens is vaak een case-by-case verhaal, en dient daarom ook op die basis te worden beoordeeld. Aarzel daarom niet om contact op te nemen om uw specifieke situatie te bespreken via ons Contact Formulier.