In een vorige blogpost ( Mailbox ex-werknemer ) werd er reeds op gewezen dat werkgevers meestal geen rechtsgrond hebben voor het consulteren van de mailbox van een ex-werknemer.

In deze blogpost zal er iets dieper ingegaan worden op deze problematiek.

De lezer dient er zich bewust van te zijn dat deze blogpost geen advies is.

Gezien de complexiteit dat deze, op het eerste zicht simpele, materie kan hebben vraagt men best persoonlijk advies.

BloepCons biedt o.a. dergelijke diensten aan.

Mailbox en persoonsgegevens

Een mailbox van het bedrijf kan zowel professionele bedrijfsgegevens als persoonlijke privé-gegevens van de werknemer bevatten.

Dit heeft tot gevolg dat de werknemer soms vanuit zijn computer van het werk privé-zaken afhandelt.

Dit kan des te meer het geval zijn wanneer de werknemer de computer en/of laptop van het bedrijf tevens mag gebruiken voor privé-doeleinden; waarvoor de werkgever trouwens een bijdrage vraagt.

Hetzelfde kan immers ook gezegd worden voor het gebruik van de GSM van het werk.

Het is daarom voor werkgevers belangrijk daarmee rekening te houden wanneer een werknemer het bedrijf verlaat.

Helaas gebeurt dit niet altijd, waardoor de werkgever achteraf problemen kan krijgen.

Deactivatie mailbox

Wanneer een werknemer het bedrijf verlaat moet de werkgever de mailbox van de ex-werknemer deactiveren bij de uitdiensttreding.

Om de contacten van deze ex-werknemer te verwittigen dat deze niet meer werkzaam is in het bedrijf doet de werkgever er best aan deze contactpersonen via een auto-reply te melden dat de ex-werknemer niet meer bij hen werkzaam is, en hen een alternatief e-mailadres te bezorgen waarop zij met hun vragen terecht kunnen.

Het is echter, volgens de GBA, ontoelaatbaar om de mailbox van deze ex-werknemer verder actief te houden en te blijven gebruiken.

Het is ook niet toelaatbaar om de verantwoordelijkhied voor het verwittigen van de contactpersonen (uit de privé-sfeer) van de ex-werknemer dat deze niet meer werkzaam is in het bedrijf op deze ex-werknemer te leggen.

Wanneer de werkgever een gerechtvaardigd belang zou hebben dan kan ze de mailbox van de ex-werknemer open houden gedurende één maand, eventueel te verlengen met een bijkomende periode van 2 maanden indien de werkgever de noodzaak van deze bijkomende periode kan aantonen.

M.a.w. het principe is de mailbox direct af te sluiten bij uitdiensttreding. Wilt de werkgever de mailbox open houden dan moet daarvoor een, aan te tonen, gerechtvaardigd belang aanwezig zijn.

Werkgevers dienen er wel rekening mee te houden dat een mailbox open houden niet betekent dat men zich toegang mag verschaffen tot de inhoud van deze mailbox. Het betekent enkel dat de mailbox een auto-reply naar de verzender kan sturen.

Hoewel er geen exhaustieve opsomming bestaat van wat een gerechtvaardigd belang kan zijn, dienen werkgevers er wel rekening mee te houden dat een belang enkel als gerechtvaardigd kan worden beschouwd wanneer het aan verschillende cumulatieve voorwaarden voldoet (voor meer informatie inzake het gerechtvaardigd belang, zie GDPR: Het gerechtvaardigd belang ).

Na de periode, indien dit van toepassing is, waarbij de mailbox van de ex-werknemer werd open gehouden moet de werkgever deze mailbox uit al haar operationele systemen vewijderen.

Arbeidsreglement

Soms voorzien werkgevers in hun arbeidsreglement bepalingen inzake het gebruik van bedrijfsmiddelen, zoals de laptop, de GSM en de bedrijfswagen.

Echter, werkgevers dienen er zich van de vergewissen dat dergelijke bepalingen niet altijd geldig zijn.

Zo kan bijvoorbeeld een werkgever niet op eigen houtje bepalen wat een gerechtvaardigd belang is, wat de duur is waarbij zij de mailbox wenst open te houden, etc.

Tevens dient ook op gewezen te worden dat een werknemer, gezien de specifieke relatie tussen werkgever en werknemer, geen toestemming kan geven tot het gebruik van zijn of haar persoonsgegevens of tot de toegang van zijn of haar mailbox.

Dit heeft tot gevolg dat dergelijke bepalingen, hetzij in de arbeidsovereenkomst zelf, hetzij wanneer deze bepalingen zijn voorzien in bijlagen tot de arbeidsovereenkomst, niet geldig zullen zijn; en de werkgever er dus geen beroep kan op doen.

Opgelet

Deze blog is geen advies noch een aanbeveling. Iedere organisatie heeft unieke kenmerken en heeft daarom ook haar eigen problemen.

Heeft u een specifiek probleem bij de verwerking van persoonsgegevens, neem dan gerust contact op.

Bloep, 10 mei 2026.